Der "Heim und Partner Steuertipp"
erscheint regelmäßig in den
Ausgaben des Stadtjournal
und hier im Blog.

Das Führen eines Fahrtenbuches stellt hohe Anforderungen an die praktische Handhabung. So scheitert nicht selten die Anerkennung eines Fahrtenbuches, weil Mindestbestandteile fehlen. Hierüber sprach das Stadtjournal mit Gerhard Heim, Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsbeistand und Geschäftsführer von Heim und Partner.

Welche Mindestbestandteile muss ein Fahrtenbuch enthalten?

 Mindestbestandteile eines Fahrtenbuches sind für jede betriebliche Fahrt

•  das Datum,
• die Kilometer zu Beginn der Fahrt,
• das Reiseziel,
• der Reisezweck,
• Name des aufgesuchten Geschäftspartners und
• Kilometer am Ende der Fahrt.

Worauf ist bei den täglichen Aufzeichnungen besonders zu achten?

 Die Aufzeichnung der Kilometerstände zu Beginn und am Ende sämtlicher betrieblicher Fahrten eines Tages reicht nicht aus. Das gilt selbst dann, wenn das Fahrzeug an diesem Tag ausschließlich für betriebliche Fahrten genutzt wurde. Muss bezüglich des Reisezweckes auf einen Terminkalender oder eine Kundendatei zurück gegriffen werden, wird das Fahrtenbuch in aller Regel vom Finanzamt nicht anerkannt. Müssen Umwege auf Grund von Staus oder Umleitungen gefahren werden, ist strengstens darauf zu achten, dass diese zusätzlich aufgezeichnet werden. Auch wenn es sich hierbei nicht um einen wesentlichen Mangel der Fahrtenbuchführung handelt, kann dies bereits zur Nichtanerkennung führen.

Was gilt für die Aufzeichnung von Privatfahrten?

Für Privatfahrten reicht die Kennzeichnung als Privatfahrt mit der entsprechenden Kilometerleistung aus. Weitere Angaben sind nicht erforderlich. Bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt ebenfalls ein kurzer Vermerk.

Welche Erleichterungen gibt es, wenn dieselben Kunden regelmäßig aufgesucht werden (z.B. Lieferverkehr)?

Werden diese Kunden mit Namen und Lieferadresse in einem besonderen Verzeichnis unter einer Nummer geführt, bestehen seitens des Finanzministeriums keine Bedenken, wenn im Fahrtenbuch nur noch die Kundennummer angegeben wird. Es ist jedoch darauf zu achten, dass die spätere Identifizierung anhand des Verzeichnisses einwandfrei möglich ist. Das Kundenverzeichnis ist dabei Bestandteil des Fahrtenbuches. Die Fehlerwahrscheinlichkeit steigt erfahrungsgemäß bei dieser Verfahrensweise. Das Fahrtenbuch ist das Beweismittel für die Anzahl der betrieblichen Fahrten und somit Grundlage für die Ermittlung der gewinnerhöhenden Nutzungsentnahme.

Welche Beweisregeln gibt es im Zusammenhang mit dem Führen eines Fahrtenbuches?

Der Steuerpflichtige trägt die objektive Beweislast für die Übereinstimmung seiner Aufzeichnungen mit den tatsächlichen Gegebenheiten.

Welche Nachweise müssen neben den Eintragungen im Fahrtenbuch gegenüber der Finanzverwaltung noch erbracht werden?

Die Finanzverwaltung verlangt in aller Regel bei der Überprüfung eines Fahrtenbuches auch die Belege, die im Zusammenhang mit dem betrieblich genutzten Fahrzeug stehen. Hierzu gehören u.a. Belege für

• die Anschaffung des Fahrzeuges,
• Leasinggebühren,
• Benzinkosten,
• Kosten für Waschanlage,
• Reparaturkosten,
• Versicherung,
• Steuern usw.

 Welche Fallstricke können sich im Bezug Fahrtenbuch-Belege ergeben

Folgende Fallstricke können u.a. auf ein fehlerhaftes Fahrtenbuch hinweisen:

• Wenn die im Fahrtenbuch eingetragenen Entfernung zwischen 2 Tanktagen deutlich über oder deutlich unter der normalen Reichweite des Fahrzeuges liegt.
• Auch aus dem Ölverbrauch lassen sich Rückschlüsse auf die gefahrenen Kilometer ziehen.
• Es werden Tankbelege von einem Ort vorgelegt, der jedoch im Fahrtenbuch nicht eingetragen ist.
• Es werden Tankbelege oder Parkquittungen von Tagen vorgelegt, die im Fahrtenbuch nicht eingetragen sind.
• Die auf Werkstattrechnungen verzeichneten Kilometer sind nicht mit denen im Fahrtenbuch identisch.
• Der Aufnahmeort, der sich aus Strafzetteln oder Fotos bei Geschwindigkeitsüberschreitungen ergibt, stimmt nicht mit den Ortsangaben im Fahrtenbuch überein.

 Der treffende Heim und Partner – Tipp

Nur durch eine gewissenhafte Fahrtenbuchführung ist sichergestellt, dass die Finanzverwaltung dies anerkennt. Der Einsatz einer Fahrtenbuchsoftware hilft Fehler zu vermeiden.