Der Bundesrat hat in seiner Sitzung am 23.09.2011 das Steueränderungsgesetz beschlossen. Damit treten die Erleichterungen für elektronische Rechnungen rückwirkend zum 01.07.2011 in Kraft. Hierüber sprach das Stadtjournal mit Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsbeistand Gerhard Heim in Gründau.

Welche Vorteile ergeben sich ab 01.07.2011 für Unternehmen?

Mit der gesetzlichen Regelung wurden die bislang hohen Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen reduziert. Bisher musste der Nachweis der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts mit qualifizierter elektronischer Signatur bzw. zusätzlich mit Anbieter – Akkreditierung nach dem Signaturgesetz erbracht werden. Diese Verfahren waren aufwendig und für kleine und mittelständische Unternehmen kaum realisierbar.

Ab dem 01.07.2011 müssen der Nachweis über die Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts nicht mehr, wie bisher aufwendig, belegt werden. Auch wird eine bestimmte Technologie nicht mehr vorgeschrieben. Vorteilhaft ist, dass jedes Unternehmen selbst bestimmen kann, auf welchem Weg es die gesetzlichen Erfordernisse erbringt. Allerdings ist es wichtig, dass sich das betroffene Unternehmen eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens bedient.

Was ist unter einem innerbetrieblichem Kontrollverfahren zu verstehen?

Das Verfahren muss sicherstellen, dass ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung vorhanden ist. Es muss eine Kontrolle vom Eingang der Leistung bis zur Bezahlung der Rechnung erfolgen. Diese Prüfungsart sollte aber in jedem Unternehmen bereits vorhanden sind. Das Gesetz schreibt Art und Weise, wie dieser Prüfpfad umzusetzen ist, nicht vor. Vorteilhaft ist, dass die neue gesetzliche Regelung keine neuen Aufzeichnungspflichten erforderlich macht.

Was ist bei der Ãœbermittlung elektronischer Rechnungen zu beachten?

Die Übermittlung elektronischer Rechnungen ist nun vielfältig. Sie kann als E-Mail mit und ohne PDF ohne Textanhang, über Computer-Fax, über Fax-Server oder per Web-Download übermittelt werden. Es können auch die neuen Übertragungswege, wie die E-Mail oder E-Post zum Versenden und Erhalten elektronischer Rechnungen genutzt werden. Allerdings ist zu beachten, dass auch nach Einführung der Erleichterung der Rechnungsempfänger dem vorgesehenen Übermittlungsverfahren zustimmen muss.

Welche Anforderungen ergeben sich an die EDV?

Elektronische Rechnungen können in einem elektronischen Format, über Kabel- und Funknetze versendet und empfangen werden. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass Rechnungen von Standard- oder Computer-Fax an Standard-Fax-Geräte künftig nicht als elektronische, sondern als Papierrechnungen gelten.

Die Datensicherung muss nach Einführung der elektronischen Rechnung auf den Prüfstand, weil diese Rechnungen über einen Zeitraum von 10 Jahren zu speichern sind.

Was ist aus umsatzsteuerlicher Sicht zu beachten?

Umsatzsteuerlich ist ab der Neuregelung eine Unterscheidung in elektronische und Papierrechnung nicht mehr erforderlich. Beide Arten von Rechnungen werden umsatzsteuerlich gleich behandelt.

Für den Vorsteuerabzug werden beide Arten von Rechnungen grundsätzlich anerkannt, jedoch müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Echtheit der Herkunft
• Unversehrtheit des Rechnungsinhalts
• Lesbarkeit der Rechnung
• Vorhandensein sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen einer Rechnung.

Was ist unter Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts zu verstehen?

Die Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass sich auf dem Übermittlungsweg der Inhalt einer elektronischen Rechnung nicht verändern darf. Eine Rechnung gilt als echt und unversehrt, wenn der Versender der Rechnung bei Ankunft der Rechnung immer noch der gleiche ist.

Der treffende Heim und Partner – Tipp

Nutzen Sie die Vorteile der elektronischen Rechnung. Die Umsetzung sollten Sie jedoch zur Fehlervermeidung mit Ihrem steuerlichen Berater besprechen.